FAQ About SOP FINANCE

a.Kasbon Export harus selesai 7 hari dari tanggal Kasbon,uang harus kembali dulu, lebih dari itu tidak bisa dikasi kasbon lagi.
Jumlah besar kasbon tiap kontener Rp 600.000 , kalau lebih besar dari ini minta approve Mawan.
b.Kasbon Import (Operasional harus mengembalikan uang dalam 7hari dari tanggal Kasbon, lebih dari itu ditanyakan dulu ada masalah apa, kalau perlu di ttd kan Pak Handy/Indriyanto.
c.Saat Operasional mau Kasbon untuk Impor (terima informasi dan dokumennya), harus melakukan cek ETA kapal , dan tidak hanya sekali mengecek ETA Kapalnya. Harus benar2 memastikan Tanggal ETA kapal.
Tujuannya : supaya tidak terlalu lama pegang uang kasbon , karena penyelesaian kasbon dibatasi MAKSIMUM 7 hari HARUS sudah selesai
Cat : untuk semua kasbon Export/Import administrasi sudah harus tercatat di buku kas dalam 7 hari.
keuangan administrasi harus selesai dalam 5 hari dari tanggal kasbon
d.Kasbon Import harus jalan jam 10.00 WIB, jika cashflow tidak cukup – confirm dulu ke salesnya – penting apa tidak, sehingga bisa diputuskan di kasi atau tidak.
e.Kasbon masih ada yang belum selesai (sudah >dari 5 hari ), Operasional harus tulis di Buku, minta TTD Mawan dan Immanuel.
f.Kalau masih belum selesai , dikasi “TENGGAT WAKTU” harus selesai maksimal 3hari dari hari ke 6 kasbon belum selesai.

1.cost sheet import harus sudah selesai 3 hari setelah dooring, invoice 2hr dan PPn harus sudah selesai setelah ada invoice.
2.Insurance Lumbung, tagihan yang dikirimkan bersamaan polis, itu adalah hrga jual ke customer. Pihak Dokumen yang menerima sudah disepakati menginfokan harga ke sales, untuk buat di sisi penjualan. Untuk sisi cost, ada perhitungan tersendiri.
3. Prosedur pembuatan costsheet saat mengalami kerugian besar.
Dicicil di costsheet masuk sisi Cost – dengan catatan tidak boleh habis terlalu lama (max 5 bulan)
Jika jumlah besar >=$10.000 bisa dibicarakan/dirembug dulu.
Catatan : kalau Sales tidak achieve Target- tidak boleh di bebani biaya / Cost !!!
4. Pembuatan Costsheet IMPOR, untuk biaya yang sudah dibayarkan oleh customer Ke Kemasindo ( DO ) tidak perlu di tuliskan di costsheet.
Supaya saat penyelesaian tidak membuat kedobelan di administrasi.
5.SOP COSTSHEET RUGI : Print costsheet fisiknya -->Diserahkan ke Finance , dan harus diberi “PENJELASAN DENGAN SANGAT DETIL” kenapa costsheet tersebut rugi-->Setelah diberikan ke Finance, akan dimintakan Approval ke Pak Handy.
6. COSTSHEET RUGI (CSTMR NDAK MAU BAYAR) DETENTION u/ SALES jika salah.jika DIKARENAKAN ADA BIAYA TIDAK BISA DITAGIH CARI TAHU DULU KENAPA BISA BEGITU.
JIKA ADA KESALAHAN CARI TAU YANG SALAH SIAPA
JIKA KARENA CUSTOMER - HARUS MAU DITAGIH
KALAU BUKAN CUST - misal SALES  LANGSUNG DI DETENTION KARENA MENIMBULKAN KERUGIAN KANTOR APALAGI JIKA KELALAIAN HARUS LGSG DETENTION.
TETAPI JIKA MEMANG ADA MASALAH SAAT PENGIRIMAN BUKAN KESALAHAN SALES MAUPUN CUSTOMER TIDAK USAH DI DETENTION

1.Tidak diperbolehkan bilang “HOLD BL ke Customer”  bolehnya “belum bisa dikirimkan”.
2.Customer credit term 14 Hari ,sudah harus ditagih hari ke 10, credit term 30 hari sudah harus ditagih hari ke 25
3.Buat double invoice (permintaan invoice abal-abal), harus pakai kop Surat, dan sepengetahuan dan (ditunjukan) serta TTD Bu Lili.
4.Pengajuan kredit term Customer >dari 30 hari – harus tandatangan Pak Handy/ Indriyanto (atau konfirmasi tertulis by WA)
5.Invoice ke customer maksimal 2hari sudah jadi setelah dari costsheet terima di keuangan, Faktur Pajak 2 hari dari invoice selesai.
6.SOA dengan AGEN yg barengan dg kantor JKT,SUB,Medan harus di koordinasikan dg cab 10 hari sebelum jatuh tempo.
7. SOA dg Agen, 2 minggu setelah ETA sudah harus bayar
Translink-tidak bisa bayar : omng ke Pak Handy dulu – imel ke Mr Samchen. Kalau masih belum dibayar – imel Ke Pak Andy-minta Pak Andy omng ke Mr SamChen.
8.INVOICE LATE PAYMENT, dibuat dengan nomer :
“LP tanggal/bulan/tahun, contoh : LP 10012019
9.Bukti Potong PPH23 dari customer,harus sudah diterima maximal 1.5 BULAN dari pembayaran yang Kemasindo terima.
10. Jika Customer telat bayar :
a.Ditanyakan masalahnya apa
b.Kali ini saja atau memang seterusnya lama begitu
c.Komitmen customer apa
d.APakah mau RE-negosiasi Credit term ?
11. Menyambung Email tentang agen WCA(ada credit term) dan Non Wca(harus cash n carry) yg sudah pernah saya emailkan ke sales ketentuan pembayarannya.
Untuk itu ada 2 agen baru yang juga Non WCA ,dibahas secara khusus disini.
1.)Sea Shore
Sudah di Acc Pak Handy ada credit term 2 minggu ,dengan ketentuan :
a.Kalau rilis 1(satu) b/l, harus ada b/l lain yang ditahan disini.
b.B/L tidak boleh Sea Waybill, harus Fullset, supaya tidak bisa lgsg dirilis.
c.BIaya Telex Rilis, bisa ditagihkan ke customer dengan Item “Handling”
2.)SCL CONTAINER LINE SPEDITIONS
a.Harus cash n carry
b.B/L tidak boleh Sea Waybill, harus Fullset, supaya tidak bisa lgsg dirilis.
c.BIaya Telex Rilis, bisa ditagihkan ke customer dengan Item “Handling”
12.Pembaharuan SOP AGEN WCA dan NON WCA
Agen Non WCA dan Agen WCA yang barusan dipakai
Ketentuan :
Harus cash n carry, diminta bisa membayar setelah 2 minggu dari ETD kapal
kalau agen minta 30hari ,harus konfirmasi ke Indri dan Immanuel
BL harus Full Set
13.Customer LUAR NEGRI YANG BARU HARUSNYA TIDAK ADA CREDIT TERM.
KALAU sampai dapat CREDIT TERM MAXIMAL hanya 14 HARI.(SUDAH ADA APPROVE PAK HANDY,INDRIYANTO,IMMANUEL)
BEGITU TELAT 1 HARI, HARUS ADA BL YANG DITUNDA PENGIRIMANNYA.
Atau “kalau tidak ada bl lagi, next shipment CREDIT TERM DIGANTI jadi CASH n CARRY.
Customer dg Tujuan EROPA, credit term Max 14 hari.
14. Pengenaan Late Payment Fee ke Customer
Customer yg Credit term 14 hari, jika sudah 30 hari belum membayar ,dikenakan Late payment Fee
Customer yg Credit term 30 hari, jika sudah 45 hari belum membayar ,dikenakan Late payment Fee
Customer yang Cash n Carry (Credit Term “0”) harus sudah BAYAR 7-10hari,
jika sudah 30 hari belum bayar, harus dikenakan LPF.
Besaran Late Payment Fee :
Jumlah Tagihan < dari 50.000.000 LPF Rp 250.000/minggu
Jumlah Tagihan > dari 50.000.000 LPF Rp 500.000/minggu
Jumlah Tagihan > dari 200.000.000 LPF Rp 1.000.000/minggu
15. Imel ke customer LN, kalau menagih lagi krn cust belum bayar, jangan hanya tulisan “REMINDER”, tapi harus ada kalimat lain yang lebih mendorong Customer untuk melakukan pembayaran.
16. Import Borongan, ketentuan :
1.)Import borongan harus untung besar, minimal 10 juta.
2.)Nama di invoice Customer bisa “nama Undername - harus ada surat perjanjian kesepakatan dg Pihak Undername” atau
..Client harus bisa memberi KTP/NPWP (sales harus bisa meng-edukasi customer supaya ada KTP/NPWP dari Pihak mereka)
Jadi hal ini mereka yg tanggung jawab.
Diusahakan Sales punya bukti email tentang ktp yang dipergunakan, nanti kita Filling sebagai bukti.
17. KETENTUAN RELEASE BL (untuk shipment yg baru dipantau) :
1.)Sales tdk boleh release bl berdasarkan sudah confirm dari Pak Handy, harus ada konfirmasi antara finance dan Pak Handy
2.)Harus benar2 sudah ada peb - ini baru artinya kita ada pegangan, kalo cuman ngomong mau stuffing selama belum ada peb artinya belum ada pegangan.
18. A/R saat nagih ke customer tidak boleh via email saja(kecuali buyer).
Harus bisa ditelpon dan WA juga. Kalau sampai tidak bisa di telpon dan WA, baru di komunikasikan ke Sales dan minta Sales sampaikan ke customer supaya menerima telpon / WA dari A/R.
Jika sudah disampaikan dan masih tidak bisa di telpon dan WA, minta Sales bantu nagihkan.
Sales harus bisa meng-Edukasi customer , supaya Customer mau ditelpon/dikontak A/R sehubungan dengan tagihan dari kantor.
Sales Tidak boleh memanjakan Customer dan membuat Customer hanya mau komunikasi dengan Sales saja.
19. Para AR harus cek tiap minggu di program untuk job yg masih Open 2x tiap minggu. Dan menanyakan ke Sales ybs kenapa masih Open terus lapor ke Manajer keuangan.
20. PROSEDUR PENYELESAIAN MASALAH
JIKA ADA MASALAH, DAN MASIH PING-PONG (ANTARA KE 2 BELAH PIHAK)HARUS BISA SELESAI 3HARI MAXIMAL.
KALAU ADA MASALAH, STAFF MENYELESAIKAN 7 HARI, KALAU BLM SELESAI MANAGER HRS SELESAIKAN 3HARI MAXIMAL, KALAU MASIH BLM SELESAI – LAPORKAN PAK HANDY
21. DETENTION UTK COSTSHEET YG TERLAMBAT DIKIRIMKAN KE FINANCE
DALAM KURUN WAKTU 1BULAN KALAU SALES TELAT KIRIM COSTSHEET 3X – HARUS DIKENAKAN DETENTION
22.INVOICE REVISI-HARUS ADA TULISAN “REVISI” DI INVOICENYA
DI IMEL-HARUS ADA TULISAN “HERE WE SEND OUR REVISE INVOICE”
NAMA FILE YG DI ATTACH – HARUS TERTULIS “REVISE SEFSRG XXXXXX”
23.BANK CHARGES
Pembayaran invoice customer USD yg Terpotong BANK CHARGES > usd 25 harus ditagihkan lagi.
Imel dilakukan dari Finance yang melakukan penagihan, dengan memberitahu lebih dulu ke Sales ybs.
Saat imel invoice utk shipment yg selanjutnya, customer yg sdh pernah kena bank charges diingatkan supaya saat pembayaran bisa FULL AMOUNT.
24.KETENTUAN CUSTOMER U/SOMASI,ABSORB COSTSHEET,BADDEBT
Customer yg tidak bisa bayar selama 4 Bulan, di SOMASI – harus diskusi dg Pak Handy
Customer yang sudah tidak bisa di hubungi sama sekali – masuk BADDEBT(di absorb di costsheet sales ybs)
Kalau sudah 1 tahun dari tgl ETD , CUSTOMER tidak bisa bayar masuk BADDEBT (sales absorb di costsheet)

1.NOTA MAKAN JAWA TENGAH(MAGELANG,JOGJA,JEPARA,SOLO,….)BOLEH NOTA KOSONGAN
2.Nota makan ke Jakarta , tidak boleh nota kosongan- harus nota asli dari vendor ybs.
Jatah tiap klaim nota Rp 75.000(HARUS ADA NOTA).
BUDGET HOTEL DI JAKARTA EVENT BIASA RP 700.000
BUDGET HOTEL DI JAKARTA EVENT PAMERAN RP 900.000
3.BUDGET HOTEL SURABAYA RP 600.000
UANG MAKAN MARKET SURABAYA RP 75.000 (HARUS ADA NOTA)
4.UANG MAKAN MARKET CIREBON Rp 30.000 (jarak jauh boleh klaim 2x Rp 60.000)
5.UANG MAKAN MARKET JOGJA Rp 30.000 (jarak jauh boleh klaim 2x Rp 60.000)
6.BUDGET HOTEL PURWOKERTO
HOTEL u/SALES RP 645.000
UANG MAKAN MARKET PURWOKERTO Rp 30.000 (jarak jauh boleh klaim 2x Rp 60.000)
7.BUDGET HOTEL DI LAMPUNG
HOTEL u/SALES RP 500.000 Uang makan Rp 75.000 (HARUS ADA NOTA)
KALAU ADA NGAJAK MAKAN (GANI,ANGGA,INDRA)BUDGET MAKANNYA RP 100.000/ORANG

1.Invoice dari Pelayaran maksimal 2 hari setelah ETD (sabtu-minggu tidak dihitung). Kecuali ada masalah di pelayaran
2.Hutang ke Sister company hrs lgsg dibayarkan tidak boleh ada titipan
3.Rekening yang menerima Pembayaran, baik Truking atau apapun harus sesuai dengan nama di Invoice.
Contoh kasus : truking, di KWITANSInya ditulis Nama rekening penerima pembayaran.
Except Pelayaran yang sudah jalan lama
4.Vocher bank dan kas harus selesai dalam 7hari-sudah dikumpulkan ke yang TTD vocher.
5.PENGELUARAN :
< /= 2 JUTA ACC BU LILI- tidak over budget
2 JUTA ACC PAK HANDY
6. Pembayaran truk cash.
Pembayaran harus dipotong PPh23 (2%), pake KTP pot 2.5%.
Kalau tidak mau dipotong 2.5%, invoice truk harus di UP 2.5% - minta ke Vendornya untuk rubah.
7.Pembayaran ke VENDOR agen/shipping ,harus memastikan no rekening yang akan menerima pembayaran.
Agen luar negeri ,diimel sekali lagi dg memperhatikan alamat imelnya.
Kalau shipping/forwarding dipastikan via telpon atau WA.
8. Penambahan uang lembur untuk Sopir – Pulang market diatas jam 20.00.
Diberikan 2 x uang makan @rp 20.000 = Rp 40.000
Uang lembur kasus khusus ,
Sabtu, sampai jam 15.00 atau jam 16.00  2x uang makan
Sabtu, sampai jam 17.00  3x uang makan (asumsi dari jam 1-jam5 4jam)
Sabtu, sampai jam 20.00  4x uang makan
Minggu, sampai jam 14.00  2x uang makan
Minggu, sampai jam 17.00  4x uang makan
Minggu, sampai jam 20.00  5x uang makan
9. Bensin Mobil Kantor SOLO.
Nota yang di klaim harus ditulisi tujuan marketnya.
10.Biaya EMKL yang harus cost to cost (dg catatan invoice hrs atas nama Customer) :
Lift On/Lift Off ,
Seal Fee, akan dikeluarkan dan dijadikan biaya cost to cost.
Biaya2 yang EMKL Impor tidak bisa dipotong PPh 23 :
- undertable(impor license,pemeriksaan),
- shipping invoice(a.n. cnee),
- clearance,
- Lo/Lo cleaning,
- repo
Beberapa biaya OPS : VGM, Phyto, Coo, akan dipotongkan di PPh21 orang2 EMKL.
11. KURIR HARUS BERANGKAT DARI KANTOR MAXIMAL JAM 10 PAGI, TIDAK BOLEH LEBIH.
12. Kurs Pelayaran maksimum harus 400 poin dari Jisdor kalau > dari itu – lapor Pak Handy untuk shipment yang regular ke shippingnya.
13.PULSA BUAT SALES
SALES YANG BARU - DIBERI PULSA SETELAH 3 BULAN KERJA (CEK KE INDRIYANTO DULU).
14. Truck tujuan
JEPARA 1.300.000 SUKMA,DST
SOLO 2.200.000 MJT,SUKMA
CIREBON 3.500.000 UTK,SUKMA
JOGJA 2.350.000 UTK,SUKMA
- Lio boleh pake UTK soalnya lio sering inap jd harga lebih mahal kalau pake vendor lain.
- Khusus untuk mjt hanya boleh dipake max 3 truk saja seminggu per destinasi karena mahal.
- JEPARA SGT BOLEH 1 PER MINGGU.
- Vendor lain boleh dipake apabila harga bisa mengikuti.
- IMPORT SUSAH GAUSA DIBATESIN.

1.Untuk costsheet yang ada Refund customer dengan jumlah yang lebih besar dari jumlah Profit,harus dimintakan ttd Pak Handy (dari AP-Finance).
2. REFUND CUSTOMER YG SUDAH 1 ATAU 2 TAHUN LALU DAN BELUM DIBERIKAN KE CUSTOMER NYA, BOLEH DIKELUARKAN DG SYARAT DIBERIKAN KE CUSTOMER YG LAIN.
TIDAK BOLEH UNTUK KEPERLUAN YG LAIN.
3. REFUND PT A harus masuk cost sheet PT A / broker yang ada hubungan dengan PT A tidak boleh di titipkan KE cost sheet PT LAIN.
4. Jika prepaid REFUND dikeluarkan setelah customer membayar.
5. Jika collect REFUND dikeluarkan setelah ETA.
- REFUND MR HOO BOLEH KELUAR KAPANPUN ACC PAK HANDY TAPI ANGGORO 7 HR DARI ETD.
- REFUND TIDAK BOLEH CASH LGSG, KALO KELUAR CASH ACC PAK HANDY DULU