FAQ About SOP FINANCE

1.Tidak diperbolehkan bilang “HOLD BL ke Customer”  bolehnya “belum bisa dikirimkan”.
2.Customer credit term 14 Hari ,sudah harus ditagih hari ke 10, credit term 30 hari sudah harus ditagih hari ke 25
3.Buat double invoice (permintaan invoice abal-abal), harus pakai kop Surat, dan sepengetahuan dan (ditunjukan) serta TTD Bu Lili.
4.Pengajuan kredit term Customer >dari 30 hari – harus tandatangan Pak Handy/ Indriyanto (atau konfirmasi tertulis by WA)
5.Invoice ke customer maksimal 2hari sudah jadi setelah dari costsheet terima di keuangan, Faktur Pajak 2 hari dari invoice selesai.
6.SOA dengan AGEN yg barengan dg kantor JKT,SUB,Medan harus di koordinasikan dg cab 10 hari sebelum jatuh tempo.
7. SOA dg Agen, 2 minggu setelah ETA sudah harus bayar
Translink-tidak bisa bayar : omng ke Pak Handy dulu – imel ke Mr Samchen. Kalau masih belum dibayar – imel Ke Pak Andy-minta Pak Andy omng ke Mr SamChen.
8.INVOICE LATE PAYMENT, dibuat dengan nomer :
“LP tanggal/bulan/tahun, contoh : LP 10012019
9.Bukti Potong PPH23 dari customer,harus sudah diterima maximal 1.5 BULAN dari pembayaran yang Kemasindo terima.
10. Jika Customer telat bayar :
a.Ditanyakan masalahnya apa
b.Kali ini saja atau memang seterusnya lama begitu
c.Komitmen customer apa
d.APakah mau RE-negosiasi Credit term ?
11. Menyambung Email tentang agen WCA(ada credit term) dan Non Wca(harus cash n carry) yg sudah pernah saya emailkan ke sales ketentuan pembayarannya.
Untuk itu ada 2 agen baru yang juga Non WCA ,dibahas secara khusus disini.
1.)Sea Shore
Sudah di Acc Pak Handy ada credit term 2 minggu ,dengan ketentuan :
a.Kalau rilis 1(satu) b/l, harus ada b/l lain yang ditahan disini.
b.B/L tidak boleh Sea Waybill, harus Fullset, supaya tidak bisa lgsg dirilis.
c.BIaya Telex Rilis, bisa ditagihkan ke customer dengan Item “Handling”
2.)SCL CONTAINER LINE SPEDITIONS
a.Harus cash n carry
b.B/L tidak boleh Sea Waybill, harus Fullset, supaya tidak bisa lgsg dirilis.
c.BIaya Telex Rilis, bisa ditagihkan ke customer dengan Item “Handling”
12.Pembaharuan SOP AGEN WCA dan NON WCA
Agen Non WCA dan Agen WCA yang barusan dipakai
Ketentuan :
Harus cash n carry, diminta bisa membayar setelah 2 minggu dari ETD kapal
kalau agen minta 30hari ,harus konfirmasi ke Indri dan Immanuel
BL harus Full Set
13.Customer LUAR NEGRI YANG BARU HARUSNYA TIDAK ADA CREDIT TERM.
KALAU sampai dapat CREDIT TERM MAXIMAL hanya 14 HARI.(SUDAH ADA APPROVE PAK HANDY,INDRIYANTO,IMMANUEL)
BEGITU TELAT 1 HARI, HARUS ADA BL YANG DITUNDA PENGIRIMANNYA.
Atau “kalau tidak ada bl lagi, next shipment CREDIT TERM DIGANTI jadi CASH n CARRY.
Customer dg Tujuan EROPA, credit term Max 14 hari.
14. Pengenaan Late Payment Fee ke Customer
Customer yg Credit term 14 hari, jika sudah 30 hari belum membayar ,dikenakan Late payment Fee
Customer yg Credit term 30 hari, jika sudah 45 hari belum membayar ,dikenakan Late payment Fee
Customer yang Cash n Carry (Credit Term “0”) harus sudah BAYAR 7-10hari,
jika sudah 30 hari belum bayar, harus dikenakan LPF.
Besaran Late Payment Fee :
Jumlah Tagihan < dari 50.000.000 LPF Rp 250.000/minggu
Jumlah Tagihan > dari 50.000.000 LPF Rp 500.000/minggu
Jumlah Tagihan > dari 200.000.000 LPF Rp 1.000.000/minggu
15. Imel ke customer LN, kalau menagih lagi krn cust belum bayar, jangan hanya tulisan “REMINDER”, tapi harus ada kalimat lain yang lebih mendorong Customer untuk melakukan pembayaran.
16. Import Borongan, ketentuan :
1.)Import borongan harus untung besar, minimal 10 juta.
2.)Nama di invoice Customer bisa “nama Undername - harus ada surat perjanjian kesepakatan dg Pihak Undername” atau
..Client harus bisa memberi KTP/NPWP (sales harus bisa meng-edukasi customer supaya ada KTP/NPWP dari Pihak mereka)
Jadi hal ini mereka yg tanggung jawab.
Diusahakan Sales punya bukti email tentang ktp yang dipergunakan, nanti kita Filling sebagai bukti.
17. KETENTUAN RELEASE BL (untuk shipment yg baru dipantau) :
1.)Sales tdk boleh release bl berdasarkan sudah confirm dari Pak Handy, harus ada konfirmasi antara finance dan Pak Handy
2.)Harus benar2 sudah ada peb - ini baru artinya kita ada pegangan, kalo cuman ngomong mau stuffing selama belum ada peb artinya belum ada pegangan.
18. A/R saat nagih ke customer tidak boleh via email saja(kecuali buyer).
Harus bisa ditelpon dan WA juga. Kalau sampai tidak bisa di telpon dan WA, baru di komunikasikan ke Sales dan minta Sales sampaikan ke customer supaya menerima telpon / WA dari A/R.
Jika sudah disampaikan dan masih tidak bisa di telpon dan WA, minta Sales bantu nagihkan.
Sales harus bisa meng-Edukasi customer , supaya Customer mau ditelpon/dikontak A/R sehubungan dengan tagihan dari kantor.
Sales Tidak boleh memanjakan Customer dan membuat Customer hanya mau komunikasi dengan Sales saja.
19. Para AR harus cek tiap minggu di program untuk job yg masih Open 2x tiap minggu. Dan menanyakan ke Sales ybs kenapa masih Open terus lapor ke Manajer keuangan.
20. PROSEDUR PENYELESAIAN MASALAH
JIKA ADA MASALAH, DAN MASIH PING-PONG (ANTARA KE 2 BELAH PIHAK)HARUS BISA SELESAI 3HARI MAXIMAL.
KALAU ADA MASALAH, STAFF MENYELESAIKAN 7 HARI, KALAU BLM SELESAI MANAGER HRS SELESAIKAN 3HARI MAXIMAL, KALAU MASIH BLM SELESAI – LAPORKAN PAK HANDY
21. DETENTION UTK COSTSHEET YG TERLAMBAT DIKIRIMKAN KE FINANCE
DALAM KURUN WAKTU 1BULAN KALAU SALES TELAT KIRIM COSTSHEET 3X – HARUS DIKENAKAN DETENTION
22.INVOICE REVISI-HARUS ADA TULISAN “REVISI” DI INVOICENYA
DI IMEL-HARUS ADA TULISAN “HERE WE SEND OUR REVISE INVOICE”
NAMA FILE YG DI ATTACH – HARUS TERTULIS “REVISE SEFSRG XXXXXX”
23.BANK CHARGES
Pembayaran invoice customer USD yg Terpotong BANK CHARGES > usd 25 harus ditagihkan lagi.
Imel dilakukan dari Finance yang melakukan penagihan, dengan memberitahu lebih dulu ke Sales ybs.
Saat imel invoice utk shipment yg selanjutnya, customer yg sdh pernah kena bank charges diingatkan supaya saat pembayaran bisa FULL AMOUNT.
24.KETENTUAN CUSTOMER U/SOMASI,ABSORB COSTSHEET,BADDEBT
Customer yg tidak bisa bayar selama 4 Bulan, di SOMASI – harus diskusi dg Pak Handy
Customer yang sudah tidak bisa di hubungi sama sekali – masuk BADDEBT(di absorb di costsheet sales ybs)
Kalau sudah 1 tahun dari tgl ETD , CUSTOMER tidak bisa bayar masuk BADDEBT (sales absorb di costsheet)